Introducción

Comencé a utilizar Evernote en 2010 y puedo asegurar que es una de las cosas que te cambia la vida. En estos cuatro años he archivado todo tipo de información: facturas, notas, recordatorios, datos, vehículos, gestión de proyectos, y un largo etcétera. No es exagerado afirmar que tengo en Evernote todo mi archivo personal.

Qué es Evernote

Evernote es un sistema de gestión de notas multiplataforma, multilenguaje, con versiones gratuita y premium y que permite sincronización en la nube. Esta definición tan modesta y simple no ayuda a comprender todo el alcance y potencial de este magnífico software. No obstante vamos a intentar explicarlo.

Como funciona

En principio, Evernote puede funcionar como cada usuario prefiera. Es tan adaptable y flexible que es difícil hacer manuales de funcionamiento. Normalmente, se basa en crear notas de texto, audio, imágenes, ficheros, etc. Estas notas se pueden agrupar en “Libretas” y estas libretas se pueden organizar en “Pilas de libretas”. Hasta aquí se podría pensar: “Bah, un sistema más de notas…”  Pues no. Nada de eso. Evernote tiene una serie de funcionalidades que lo convierten en un gestor imprescindible para nuestro archivo vital.

Por donde empezar

Evernote es la solución

Evernote es la solución

Para empezar a disfrutar de Evernote, únicamente es necesario crearse una cuenta gratuita. Esta cuenta permite subir notas hasta un máximo de 60 Mb,s. cada mes. Al acabar el mes se pone a cero el contador y te dan otros 60 Mb,s. y así sucesívamente. Como dato a tener en cuenta, únicamente cuenta lo subido, es decir, que si borras una nota de 1 Mb. por ejemplo, ese espacio ya no se recupera.

 

Privacidad

Al crear una nueva libreta (conjunto de notas) se puede elegir si se va a sincronizar con la nube o se va a tratar sólamente en local. De este modo se puede elegir la privacidad. Yo tengo todo sincronizado en la nube.

Organización

Evernote - libretas

Libretas y notas

Cuando comencé utilizar Evernote estuve algún tiempo pensando en cómo organizar la estructura de cuadernos, libretas y notas. En realidad tampoco es tan importante porque todo se puede modificar con posterioridad. Hay personas que dividen su información en grandes grupos: Trabajo, Vehículos, Familia, Viajes, etc.  Otras personas lo enfocan a los sistemas de productividad GTD: Buzón de entrada, Siguiente, etc…. En fin, que cada uno puede adoptar el sistema de organización que mejor se adapte a su modo de trabajo.

Por qué Evernote 

Si existen tantos sistemas de gestión de notas ¿por qué Evernote destaca sobre el resto? Pues, por lo que he podido comprobar en estos cuatro años, Evernote presenta excelentes funcionalidades tales como:

  • Búsquedas rápidas y muy configurables.
  • Sincronización perfecta entre ordenadores, dispositivos móviles y la nube.
  • Flexibilidad en la estructura y organización de libretas.
  • Privacidad configurable a nivel de libreta.
  • Acceso multiplataforma: vía Web, PC, Mac, iOS, Android, BlackBerry, WindowsPhone, etc.
  • Multilenguaje.
  • Versiones gratuitas y premium.

 Debes probarlo

Es imposible comprobar la utilidad de Evernote sólamente con explicaciones teóricas. Hay que darle una oportunidad. Es gratis y sencillo. Es necesario realizar un mínimo esfuerzo para entender su mecánica pero, rápidamente, obtendremos resultados satisfactorios. No malgastemos la memoria en recordar datos. La memoria hay que reservarla para recordar los momentos agradables. Deja que Evernote se encargue de recordar las notas y los datos. Delega en esta útil herramienta tu memoria.

Ecosistema Evernote

Evernote y los Post-IT,s

Evernote y los Post-IT,s

Alrededor de Evernote existen un conjunto de accesorios y aplicaciones de terceros que complementan su funcionamiento. No son imprescindibles pero resultan curiosos. Así tenemos libretas Moleskine, Post-It,s que se escanean, Skitch para retocar dibujos, etc. Incluso tenemos hardware especializado: escáners, punteros, etc. Cada día aparecen nuevas herramientas en el universo del elefante nemónico.

 

Evernote y los dispositivos móviles

En el móvil

En el móvil

En este terreno, Evernote se comporta de manera excelente. Es muy útil poder llevar todo tu archivo documental en el bolsillo. Como el almacenamiento es en la nube, no importa la capacidad de los dispositivos que utilicemos. Hay versiones cliente para iPhone, iPad, móviles y tablets Android, Windows Phone, BlackBerry, etc, etc. Vamos a imaginar un caso práctico como ejemplo de su utilidad: vas por la calle y te fijas en un objeto de un escaparate; podría ser un posible regalo para el próximo cumpleaños de tu primo Antonio. Pues, nada más fácil, le haces una foto y la subes a Evernote, a la libreta “Familia”, por ejemplo. En la nota se graban las coordenadas del sitio, la fecha y la hora. Si quieres, puedes agregar información adicional en esa nota y ya la tienes archivada.

 Mis casos prácticos

Son muy numerosos y cada día utilizo Evernote para más cosas pero voy a enumerar algunos que recuerdo ahora. Los pondré en modo “chorizo” para no alargar mucho el post:

Casos prácticosPersonal: diario de hechos importantes, viajes, cosas prestadas y devueltas, cosas que me han prestado y devueltas, anotación de compras relevantes, recetas de cocina. Películas vistas o pendientes, discos escuchados o pendientes, libros leídos y pendientes de leer, comics, etc. En este último apartado de pelis, música, libros, etc. he creado una pila de libretas “Conseguir” y otra pila llamada “Visto”. De cada una de ellas cuelgan las libretas “Pelis, discos, etc”. Una vez conseguido y visto algo, es tan sencillo como mover la nota desde Conseguir a Visto.

Familia: recibos del cole, abonos transportes, DNI,s, recetas médicas, anotaciones médicas, horarios de clases, facturas de academias, comunicaciones del cole, avisos de reuniones.

Economía: declaraciones de la renta, extractos de bancos, recibos de agua, contratos de suministros de servicios, datos de contactos de las empresas, facturas de telefonía, facturas de luz, del gas, de grandes almacenes, recibos de la comunidad, actas de las reuniones, recibos de la contribución, impuestos del ayuntamiento, presupuestos de gasto mensuales, grandes gastos anuales, seguros, préstamos en curso, gastos extraordinarios. Capturas web sobre recomendaciones para economía doméstica. Condiciones de cuentas bancarias, seguros asociados, etc.

Vivienda: revisiones de la caldera, reformas realizadas y pendientes, mantenimiento, pequeñas reparaciones pendientes, cableado, datos del edificio, cableado, alarma, abono de macetas, manuales de electrodomésticos, instrucciones, garantías, facturas, averías. Compra de mobiliario. Datos de profesionales: pintores, albañiles, fontaneros, publicidad relacionada. Datos de la compra de la casa o el alquiler, historiales.

Trabajo: tareas pendientes, diario de trabajo hechos importantes, datos de contactos, certificados de retenciones, nóminas, datos de filiación, datos de trabajo.

Vehículos: diario de respotaje con indicación de kilómetros, gasto en euros, litros, fecha, hora, estación de servicio. Pólizas de seguros, recibos, vencimientos. Averías, mantenimiento, cambios de aceite, filtro, revisiones, avisos y facturas de las ITV,s. Factura y fecha de la última batería. Manuales de taller, manual del usuario, documentación asociada. PIN de la radio. Pendiente de arreglar. Grandes viajes realizados. Enlaces interesantes de Internet, foros, libros, etc.

No he puesto las libretas asociadas a las aficiones porque cada persona creará las suyas propias. Por ejemplo, si eres aficionado al Baloncesto, podrías crear las libretas: Equipos, estadios, historia, etc. En fin, que cada uno podrá configurar Evernote a su gusto.

Conclusión

Evernote es algo más que una herramienta de productividad personal. Es un sistema de archivo integral que puede mejorar el acceso a la información particular, familiar, laboral, aficiones, etc. Merece darle una oportunidad. No te arrepentirás.

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