MICROSOFT 365

Un sistema de productividad personal

INTRODUCCIÓN

He llegado a utilizar Microsoft 365, antes llamado Office 365, después de un largo peregrinar por diferentes soluciones de productividad. En la mayoría de ocasiones por utilizar software que en un principio era gratuito y más tarde adoptaron el modelo de pago.

Podemos definir a Microsoft 365 como una suite o ecosistema de aplicaciones que resuelven diversos problemas de productividad. En este artículo intentaré explicar la utilización de Office 365 en un entorno personal y familiar.

APLICACIONES DE MICROSOFT 365

office 365

El núcleo principal de Microsoft 365 lo constituye el conjuntos de aplicaciones ofimáticas de procesador de textos (Word), hoja de cálculo (Excel), presentaciones (Power Point), gestor de correo electrónico (Outlook), anotaciones (OneNote), etc. Lo que era generalmente conocido como Microsoft Office 365.

Por otra parte, Microsoft 365 incluye un servicio de almacenamiento en la nube (OneDrive) con espacio de 1 Tb por cada cuenta.

Además incluye otra serie de aplicaciones como Microsoft Teams para videollamadas o funcionalidades premium para correo electrónico

 

APLICACIONES OFIMÁTICAS

Las aplicaciones ofimáticas incluidas: procesador de textos (Word), hoja de cálculo (Excel), presentaciones (Power Point) permiten, por cada usuario, la instalación en cinco (5) ordenadores o dispositivos.

Esto es realmente útil en la vida diaria. Lo típico es la instalación en dos o tres ordenadores o portátiles, smartphone (iOS o Android) y alguna tablet.

Por supuesto todas las aplicaciones se actualizan de manera periódica y los datos están sincronizados en todas las instalaciones.

Con esta suite de aplicaciones conseguimos utilizar las soluciones ofimáticas de manera legal evitando la pesadilla de otras opciones, virus, etc.

 

Microsoft 365

ONENOTE COMO GESTOR DE NOTAS

Onenote

El primer programa que utilicé como gestor de notas fue Evernote. Tenía un buen diseño, un buen motor de búsqueda en su base de datos. Carecía de gestión de carpetas pero era eficiente en su uso diario. Otro problema era la capacidad limitada de 60 Mb,s por cada mes de uso.

Al principio era gratuito pero, con el tiempo, comenzó a poner restricciones: sólo permitía la sincronización en dos dispositivos. Esto hizo necesario buscar nuevas opciones.

OneNote, incluido en la suite Microsoft 365, me ha resuelto este problema. Tiene gestión de carpetas (secciones), la capacidad es de 1 TB (OneDrive) y permite la sincronización en los cinco (5) dispositivos de la cuenta general. Dedicaremos un artículo monográfico para OneNote. Un imprescindible.

 

ONEDRIVE: ALMACÉN EN LA NUBE

Una de las mejores soluciones de la suite Microsoft 365 es el sistema de almacenamiento en la nube: OneDrive. Con una capacidad máxima de 1 Tb (1.000 Gb,s) permite la sincronización y acceso desde los cinco (5) dispositivos de la cuenta.

De manera similar a Google Fotos también permite la subida automática de las fotos del carrete del smartphone. Como no podía ser de otra manera, también permite el acceso online vía web desde cualquier navegador.

Además, OneDrive permite el uso colaborativo de los ficheros entre los miembros de algún equipo de trabajo o familia. Es algo similar a Google Drive pero con mayor capacidad de almacenamiento.

 

Onedrive

UTILIZAR MICROSOFT 365 ONLINE

Office 365 online

Es una de las prestaciones más útiles y que pueden salvarte de más de un apuro. Todas las aplicaciones ofimáticas y servicios de almacenamiento están disponibles de manera online.

Esto quiere decir que además de las instalaciones en local en los cinco (5) dispositivos, puedes utilizar el Word, por ejemplo, si te encuentras de viaje o no dispones de tus equipos.

Entras a un cibercafé, introduces tus credenciales y puedes utilizar el Word, Excel, Onenote, etc. de manera online. Las versiones online no ofrecen todas las prestaciones de las versiones instaladas en local pero cubren la mayoría de las soluciones.

Por supuesto, todos los ficheros y fotos alojados en OneDrive están disponibles de manera online.

 

LOS PRECIOS DE OFFICE 365

Echemos un vistazo a los precios del mercado de servicios digitales. Google ofrece 100 Gb,s por 20 euros al año o 2 Tb,s por 100 euros al año. Esto incluye espacio para Google Drive, Google Fotos y la suite gratuita de aplicaciones ofimáticas.

Con Microsoft 365 disponemos de 1 Tb con unos precios que pueden oscilar entre los 10 y los 16 euros al año. Además de las aplicaciones anteriormente mencionadas. El plan Microsoft 365 Familia incluye seis (6) cuentas totalmente independientes. Cada una de ellas con las prestaciones que hemos analizado (Office 365, Onedrive de 1 Tb, OneNote, Teams, etc). El precio oficial de este paquete para 6 cuentas es de 99,00 euros al año. 16 euros por cada usuario.

Vemos pues que, generalmente, sale más interesante obtener 1 Tb por 16 euros al año que 2 Tb por 100 euros al año.

Hemos dicho que los precios pueden oscilar. Esto es debido a que, a lo largo del año, suelen salir ofertas de descuentos en los planes de Microsoft Office 365. Hay que estar atentos al Black Friday a los Prime Days de Amazon. A veces hemos visto precios cercanos a los 60 euros/año por lo cual saldría cada uno de los 6 usuarios a 10 euros al año. Un chollo.

 

Microsoft 365 Family

MICROSOFT 365 FAMILY

office 365

En caso de una familia con cuatro o más miembros o bien un grupos de amigos, la opción de Microsoft 365 Family es una opción muy recomendable. Con precios de suscripción anual que oscilan entre 60 y 99 euros al año podemos incluir hasta seis (6) usuarios.

La persona que contrata el paquete familiar es el administrador. Recibe seis (6) invitaciones que deberá repartir entre los usuarios que integran esta «familia».

Los usuarios invitados reciben un correo electrónico con un enlace para activar dicha invitación. Una vez realizado este paso, este usuarios podrá instalar el paquete Office 365 en cinco (5) ordenadores o dispositivos como máximo.

La privacidad está garantizada porque ni el administrador, ni nadie del equipo, conoce las credenciales de acceso de los usuarios. Por decirlo de alguna manera, las cuentas de los usuarios son totalmente estancas y privadas.

PREGUNTAS FRECUENTES

Preguntas Frecuentes de Microsoft 365

En qué plataformas funciona Microsoft 365

Microsoft 365 funciona en Windows, macOS, iOS y Android. Pueden existir algunas diferencias estéticas entre las diversas plataformas pero las prestaciones son similares.

Tengo una licencia. ¿Puedo suscribir otra?

Los tiempos se acumulan. Si, por ejemplo, le quedan tres (3) meses de suscripción en su actual licencia Microsoft 365 y contrata otra licencia, tendría en total 15 meses de suscripción garantizados. Esto es válido para licencias individuales y familiares.

¿Pueden ver mis ficheros o documentos?

No. Todas las cuentas están protegidas por las credenciales que son conocidas únicamente por cada usuario. Ni siquiera el administrador de la familia conoce los datos de acceso de las cuentas individuales. La privacidad está totalmente garantizada.

¿Cuáles son las mejores fechas para comprar Microsoft 365?

Hay que estar atentos a los días de ofertas. El Black Friday en noviembre, los Prime Day de Amazon o los finales de cada año. Los precios suelen descender desde los 99 a los 60 euros.

Acabó mi suscripción. ¿Qué pasa con mis ficheros en OneDrive?

Una vez acabada la suscripción, se sigue conservando el acceso para consulta y descarga de los ficheros pero no se podrán subir ficheros nuevos. En cuanto se renueva la suscripción se cancela esta restricción de subidas.

¿Qué diferencia hay entre Microsoft 365 y los otros Office?

El resto de licencias de Microsoft Office son aplicables a un equipo y no ofrecen almacenamiento en la nube ni trabajos colaborativos. Las actualizaciones son opcionales.
En Microsoft 365, las actualizaciones son automáticas, se ofrece almacenamiento de 1 TB para OneDrive, incluye colaboración en tiempo real para equipos de trabajo, Team para videoconferencia y otros servicios adicionales.

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