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SISTEMA DE PRODUCTIVIDAD PERSONAL
Organizar agenda y archivo digital
SIEMPRE HAY COSAS QUE HACER
Las personas tenemos cosas que hacer. Esta afirmación que podría parecer una perogrullada implica una serie de esfuerzos en la memoria y en la voluntad. Es necesario poner en marcha un buen sistema de productividad personal.
Antes de la aparición de las nuevas tecnologías, las únicas herramientas de apoyo eran el lápiz y el papel. El sistema que seguía Fraga para sus anotaciones: dividía un folio en cuatro partes y cada división la utilizaba para una ficha. Decía que las de fábrica eran muy caras. Las míticas agendas o notebooks «Moleskine», etc. Al final, cada persona va perfilando un sistema de ayuda a la memoria que le sirve en mayor o menor medida en su día a día. Yo voy a explicar el sistema que llevo ahora. No pretendo convencerte de que utilices el mismo sistema que el mío, pero me sentiré satisfecho si aprovechas algunas de las ideas que expongo a continuación. Por otra parte, el sistema no es definitivo. Siempre estoy abierto a probar nuevas propuestas que puedan mejorar las actuales.
Se trata de gestionar racionalmente las cosas que hay que hacer y recordar
ESTRÉS DE LA MEMORIA Y GTD
Sistema de productivad personal de David Allen
Como ya señalé en la entrada de «Google Calendar«, la memoria es limitada y deberíamos reservarla para cosas agradables. Einstein ya recomendaba: «No intentes memorizar aquello que puedas apuntar en un papel». Intentar llevar en la memoria el control de todo lo que tienes que hacer o recordar es un esfuerzo que provocará estrés y, además, es poco eficiente.
Para evitarlo, David Allen diseñó el sistema GTD (Getting Things Done) http://es.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
Consiste en anotar todo en un «cesto». De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de las tareas en cuestión. El cesto puede ser a gusto del consumidor: una libreta, un smartphone, etc.
La única condición es que siempre tiene que estar a mano. Aunque he estudiado este sistema, no he logrado implementarlo como sistema de productividad personal. Posiblemente esté más indicado para ambientes profesionales o particulares que gestionen varios proyectos simultáneamente. No obstante me he quedado con su filosofía: «Descargar a la mente de la obligación de recordar».
DIVERSIDAD DE OBLIGACIONES
Las personas tenemos cosas que hacer y para complicar más el tema, la naturaleza de los datos y obligaciones presenta cierta diversidad. Cada uno de los siguientes apartados se deberán procesar con su herramienta apropiada. Por el momento, no he encontrado una sola aplicación tecnológica que pueda englobar satisfactoriamente a todas.
– Contactos: la típica agenda personal de personas o empresas y que, generalmente, se suele dividir en «Personal» y «Trabajo».
– Anotaciones: se trata de conservar aquellos datos o información que, presumiblemente, pueda ser útil en el futuro.
– Citas y vencimientos: consiste en cosas que tienes que realizar en una determinada fecha (y hora).
– Tareas a realizar sin fecha: cosas que debes hacer pero sin vencimiento determinado.
– Listas: grupo de acciones o cosas. Listas de la compra, llevar a un viaje, etc.
REQUISITOS OBLIGATORIOS
Para llevar a cabo un buen sistema de productividad personal y gestionar de manera eficiente todo lo anterior necesitamos las aplicaciones apropiadas para cada caso. Y todas estas aplicaciones deberían, en mi opinión, reunir los siguientes requisitos imprescindibles:
– Multiplataforma: deberán disponer de versiones para PC, Mac, iOS, Android, Blackberry y, por supuesto, versión web.
– Datos en la nube: tenemos que huir del almacenamiento en local, es inseguro y vulnerable.
– Sincronización: toda la información se debería sincronizar en todos los dispositivos.
– Gratuito: no hay que pagar por servicios que ya existen de manera gratuita.
– Actualizables: se deberían adaptar frecuentemente a las nuevas versiones o modelos que vayan apareciendo.
– En Español: es preferible trabajar en el idioma nativo.
Sistema de productividad personal
MI SISTEMA DE PRODUCTIVAD PERSONAL
– Contactos: Jamás he utilizado la Libreta de Direcciones de Windows. La primera pregunta que me hice: ¿Qué libreta de Windows utilizar, la de casa o la del trabajo, y en caso de otro portátil?. Es inviable almacenar en local la información de los contactos y muy peligroso. Casi todos los virus, lo primero que hacen es replicarse en la Libreta de Direcciones de Windows y reenviarse a todas las direcciones. No. La agenda de contactos hay que gestionarla directamente en la nube. Desde que salió Google Gmail llevo todas mis agendas en su apartado Contactos. Lo utilizo hace más de una década con resultados satisfactiorios y con cero problemas. Y ¿la seguridad?, pues lo que les digo siempre a mis amigos: que confío más en la seguridad de Google que en la mía propia. Yo podría descuidar un backup o perder un disco duro por avería, pero estoy seguro que Google no lo hará. Y el resultado de todos estos años me lo ha confirmado. La aplicación Contactos de Gmail reune todos los requisitos obligatorios: es gratis, en Español, multiplataforma, se sincroniza en la nube y se actualiza periódicamente. Fiabilidad demostrada.
Google-Contactos
– Anotaciones: Después de muchos intentos y a pesar de mis reticencias iniciales, la mejor aplicación que he encontrado para almacenar las notas es One Note. Esta aplicación merece una entrada en el blog para explicar todo su potencial. En esta ocasión y, como breve resumen, indicar que se trata de una aplicación multiplataforma, gratuita, sincronizada en la nube, en español, con actualizaciones frecuentes y que funciona de manera excelente. Llevo utilizando OneNote desde 2010 con plena satisfacción, incluso me atrevería a asegurar que es una de estas cosas que, de alguna manera, te cambia la vida. Podríamos decir que OneNote sería tu archivo documental en la nube.
Sistema de anotaciones OneNote
– Citas y vencimientos: Ir al dentista, la cita del mecánico del taller, el examen de tu hija, etc. son tareas que hay que realizar en fecha y hora determinadas y exigen una gestión apropiada: rápido señalamiento, fiabilidad en el almacenaje y alarmas efectivas.
Como ya adelanté en otra entrada del blog, utilizo Google Calendar para todo esto. Funciona muy bien y reúne todos los requisitos obligatorios: es gratis, multiplataforma, se sincroniza en la nube y se actualiza de vez en cuando.
Google Calendar: una excelente solución.
– Tareas a realizar sin fecha: son aquellas obligaciones que hay que hacer pero sin vencimiento determinado. Arreglar ese ruido de la puerta, el baldosín que se mueve, limpiar el coche, etc. Hay que hacerlas pero no están sujetas a ninguna fecha en concreto. Para este tipo de tareas sin fecha determinada utilizo Wunderlist. Es una aplicación desarrollada por una empresa alemana y funciona bastante bien. Me extraña que Google no haya intentado algo parecido pero no. Wunderlist es multiplataforma, funciona de maravilla en iPhone, Android, Blackberry, Windows Phone, PC, Mac y, además tiene versión web. Incluso, hace poco, han implementado un complemento para Google Chrome. Más cómodo aún.
Wunderlist para tareas sin fecha
– Listas: en este grupo de obligaciones podemos englobar las típicas listas de la compra, lo que hay que llevar a un viaja, las tareas íntimamente relacionadas con algún proyecto, etc. Utilizo también Wunderlist porque su sistema de gestión de checkbox es muy práctico para ir tachando lo realizado o comprado.
La mecánica es muy sencilla: cuando alguien de mi casa dice: “hay que comprar azúcar”, abro Wunderlist, lista “Comida” y añado “Azúcar”, cuando voy al súper abro Wunderlist voy tachando productos a medida que los pongo en el carro. (Pendiente accesorio para poner el iPhone en el carrito de compra).
Wunderlist para listas
CONCLUSIÓN
El objetivo principal es que encuentres los recursos tecnológicos que mejor puedan ayudarte en cada parcela de tu día a día. No se trata de ser un esclavo de la ortodoxia y el método. Sin embargo, cada aplicación descrita exige algún tipo de aprendizaje previo o período de familiarización. Merece la pena darle una oportunidad a cada una de ellas. Pruébalas, úsalas un tiempo y quédate con las herramientas que te sean realmente útiles. Al final, el sistema de productividad personal te ayudará a alcanzar un mejor nivel de vida.
Y, como siempre, agradeceré tus comentarios y experiencias.
Sistema de productividad personal | Esteban Trujillo , es interesante, desde que os recibo no puedo parar de mirar todas vuestras sugerencias y me alegra cuando recibo uno más, sois lo mejor en español, me encata vuestra presentación y el curre que hay detrás. Un beso y abrazo,GRACIAS POR VUESTRO TRABAJO, nos alegrais la vida.
Interesante. Buen articulo.