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GOOGLE CALENDAR
La perfecta secretaria digital
TU MEMORIA: UN TESORO LIMITADO
Hace tiempo leí una frase que me pareció una gran verdad: «La memoria es limitada y hay que reservarla para cosas agradables».
Veamos: nuestra memoria es limitada en tiempo y en espacio. A veces, cometemos la mala praxis de utilizar la memoria para registrar fechas de vencimientos, tareas a realizar, notas, etc. Esto es un error. Al utilizar la memoria de esta manera nos condenamos a un permanente estado de estrés y ocupamos un valioso espacio que podríamos dedicarlo a recuerdos más agradables. En este caso, el saber si que ocupa lugar y tiempo.
En el libro de productividad GTD de David Allen, se insiste en descargar a la memoria de la tensión de recordar cosas que, perfectamente, pueden estar registradas en otros soportes más fiables: una simple libreta, un smartphone, un PC, etc. Al anotar un vencimiento en un soporte permanente, liberamos a nuestra mente de la presión de «no olvidarlo» y seremos más felices.
La memoria: recursos limitados
LOS VENCIMIENTOS
Gestionar los vencimientos o citas.
Vamos a tratar en esta entrada el tema de los vencimientos. Fechas determinadas en las cuales hay que realizar algo de manera ineludible. Sin embargo hay otro tipo de tareas, sin fecha determinada de vencimiento que serán tratadas en otra entrada del blog.
Los vencimientos serían, por ejemplo: una cita con el dentista, un cumpleaños, la cita para renovar el DNI, llevar a tu hijo a una invitación de un amigo del cole, una comida de empresa, un examen, el principio y final de vacaciones de la pareja, un servicio laboral, cuándo te toca pagar los cafés en el trabajo, último día de la declaración de la renta, cuándo va a venir el inspector del gas, etc, etc. Son eventos que van a ocurrir en una determinada fecha sin posibilidad de retrasarlos.
MALOS ESCENARIOS
Es necesario buscar un buen método para gestionar estos señalamientos en el tiempo. Veamos posibles escenarios:
– Entorno laboral: estamos acostumbrados a los llamados «Dietarios», agendas de papel formato libro, en los que se señalan los vencimientos. Inconvenientes: pesa mucho, se pueden perder (tragedia), son incómodos de llevar y traer (casa-trabajo), se necesita un bolígrafo, etc.
– Entorno doméstico: lo más normal es tener un calendario de pared, generalmente en la cocina, en el que cada miembro de la familia va apuntando sus citas, etc. Inconvenientes: hay que ir a la cocina para consultar o escribir la información, no se puede llevar al trabajo o vacaciones, se escribe mal en vertical, etc.
– Agenda del teléfono: hay personas que registran sus citas en el calendario del teléfono. Es práctico porque el teléfono siempre «va contigo». El peligro es que se pierda el teléfono, que se reinicie y se pierda la información, etc.
Métodos tradicionales NO fiables
BUSCANDO UNA SOLUCIÓN
Todos estos escenarios tienen el inconveniente de que la información no está disponible en todo momento y presentan un algo riesgo de pérdida irreparable.
Y la solución está, como casi siempre, en la «nube». El calendario hay que ubicarlo en Internet. Existen varios servicios de calendarios en Internet pero, en mi opinión, el mejor es el de Google.
El llamado Google Calendar. Va asociado a tu cuenta de correo Gmail y funciona de maravilla. Lo mejor es que permite la sincronización con todo tipo de dispositivo móvil, smartphone, tablet, Android, iPhone, iPad, etc.
En una cuenta Google se permiten gestionar varios calendarios: casa, familia, trabajo, personal, etc. Cada calendario tiene su propio comportamiento y privacidad. Por ejemplo, puedes compartir la gestión del calendario «Familia» o «Trabajo» con los usuarios que determines. Esto es una gran ventaja.
Google Calendar: una excelente solución.
Ejemplo: si estoy en el dentista y me señalan la próxima revisión para el 12 de octubre, en el mismo momento lo grabo en el iPhone y se almacena en la nube. En el PC de casa o trabajo ya está almacenado dicho señalamiento (mente liberada). Si estoy en el trabajo y recibo una llamada de último día de la Renta, lo grabo en el PC y ya está sincronizado con todos los dispositivos, recibo un correo con invitación para tal día: inmediatamente lo apunto en Google Calendar. De hecho, el Calendar lo tengo abierto permanéntemente.
Al estar la información en la nube me permite salir de situaciones de apuro, por ejemplo: estamos de vacaciones, se me ha perdido el teléfono, no tengo portátil y necesito consultar el calendario. Pues me acerco a un cibercafé, entro con mi cuenta Google Gmail y ya tengo el calendario a mi disposición. Cuando recupere el teléfono o me compre otro nuevo, el calendario seguirá ahí como si nada.
MI EXPERIENCIA CON GOOGLE CALENDAR
Multiplataforma y versatilidad: la potencia de la nube
Llevo utilizando Google Calendar desde hace más de cinco (5) años, aproximádamente el mismo tiempo que el correo Gmail y ambos con el mismo excelente funcionamiento. Es fiable, cómodo, seguro, en español, rápido, versátil y gratis. ¿Se puede pedir más?.
Además, tiene otra ventaja: los vencimientos pasados no se borran. Permanecen con tipografía atenuada y nos pueden servir como rudimentario diario histórico. Más de una vez he tenido que recurrir al diario histórico.
El uso compartido de calendarios es muy útil. Todos los miembros de la familia están al corriente de las citas y eventos de los otros. Todos los compañeros de trabajo pueden acceder a la información. Insisto en que una sola cuenta Google permite crear y gestionar varios calendarios con diferentes grados de privacidad o uso compartido.
Las ventajas de utilizar Google Calendar son tan numerosas que la única manera de comprobarlo es utilizarlo en la práctica. Crear tantos calendarios como entornos existentes (casa, trabajo, aficiones, etc). Y tan sólo require una disciplina: a los 5 segundos de ser conocedores de una nueva cita o vencimiento, apuntarlo en Google Calendar. Si tienes tarifas de datos en el móvil, hazlo en el propio móvil. Si estás en el PC, hazlo en el PC. En caso contrario, apúntalo en un papel y grábalo cuanto antes, en el calendario de Google.
Como servicio añadido, y de manera automática, el dia anterior al vencimiento (o bien, con la antelación determinada), Gmail te envía un correo con la información de la cita en cuestión. Es algo así como tu secretaria personal, pero infalible y muda. Todo son ventajas.
Una vez que lo manejes durante un tiempo pensarás: «¿Cómo he podido vivir sin Google Calendar?».
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